Sistema de Gestión Documental

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Sistema de Gestión Documental

Partes: 1, 2

¿Que es la Gestion
Documental?

Beneficios de emplear la practica de la
Gestion Documental

Sistema de Gestion
Documental

Software de gestion
documental

Estado
del arte de la Gestion Documental

Vinculos de la Gestion Documental
con el CMS, DMS, EMS

¿Que es un
DMS?

Glosario de Terminos
Referencias

¿Que es
la Gestion Documental?

La gestion documental consiste en el uso de
tecnologia y procedimientos que permiten la gestion
y el acceso unificado a informacion generada en la
organizacion:

Al Personal de la Empresa

A clientes y Proveedores

La gestion documental se ha convertido en una
necesidad y en un problema para las organizaciones, representados
en gastos en locales y almacenes, infraestructuras para
garantizar el estado de conservacion, tiempo dedicado a la
organizacion y busqueda de documentos,
duplicaciones, gastos de fotocopias-fax, etc.

La mayoria de las organizaciones necesitan
acceder y consultar de forma frecuente la informacion
archivada. En otros es la importancia de los documentos o el
volumen de informacion lo que estimula a buscar nuevas
soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor
añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y
almacenamiento.

La Gestion Documental supone un verdadero reto
para muchas organizaciones. Incluye conceptos como son
“auditorias de la informacion”, “gestion
electronica de documentos”, etc.

Beneficios de emplear
la practica de la Gestion Documental

Establecer un nuevo espacio de trabajo
compartido Empresa / Cliente.

Aumentar el valor de la
informacion de la empresa.

Evitar la duplicacion de tareas
asi como los tiempos de busqueda de
informacion interna.

Incrementar la calidad de servicio y la
productividad.

Sistema de
Gestion Documental

Un sistema de gestion documental es un sistema
computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear
y almacenar documentos electronicos y/o imagenes de
documentos soportados en papel. El termino puede ser
relacionado con conceptos como sistemas de administracion
de contenido (CMS) y es comunmente visto como un sistema
de administracion de contenido corporativo y relacionado
con el termino Digital.

Software de
gestion documental

Son todos aquellos programas de ordenador creados para
la gestion de grandes cantidades de documentos. Estos
documentos no tienen una organizacion clara de sus
contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la
informacion almacenada en una base de datos. La
combinacion de este tipo de bibliotecas de documentos con
indices almacenados en una base de datos permite el acceso
rapido mediante diversos metodos a la
informacion contenida en los documentos. Estos
generalmente se encuentran comprimidos y ademas de texto
pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como
imagenes o videos.

Estado del arte de la
Gestion Documental

El año 2002 ha sido el año del “despertar”
mundial de los directivos de las empresas sobre la importancia de
la gestion de los documentos de sus respectivos negocios.
Las razones del “despertar” hay que buscarlas en acontecimientos
que se desencadenan desde fines de 2001: la quiebra de ENRON, la
desaparicion de Arthur Andersen, el problema de Worldcom.
En todos ellos, la gestion de los documentos no ha sido el
motivo principal del escandalo, pero si ha servido para
demostrar o no poder demostrar cual habia sido la actitud
y acciones que habian tomado las distintas empresas y las
personas que en ellas trabajaban. La imprevista
desaparicion de Arthur Andersen y las posibles condenas de
directivos de estas empresas ha desatado un interes hasta
ahora desconocido por la gestion de los documentos. Los
principales proveedores de Software de gestion de
contenidos, se han apresurado a resaltar las funcionalidades que
permiten gestionar los documentos, despues de un tiempo en
que las aplicaciones de gestion documental creadas en los
años 90, parecian haber dejado de “estar de moda”
frente a funcionalidades mas modernas como la
gestion de portales o paginas Web.

Ya hace muchos años, que muchos profesionales en
distintos paises, se venian empeñando en la
importancia de estos temas, la necesidad de encontrar caminos
comunes y de normalizar las practicas que en algunas
empresas estaban ya extendidas. Como resultado de estas
iniciativas en el año 2002 ya se contaba con dos
documentos esenciales a tener en cuenta en el desarrollo de esta
actividad.

MoReq. Model requirements for the
management of electronic records.

Resultado de un proyecto de la Union Europea en
el que trabajaron personas de distintos paises entre 2000
y 2001 y que ha sido ublicado por la OPOCE en 2002.

ISO/TR 15489-2 Records management,
publicada en el 2001.

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